Endamál við vegleiðingini
Allir almennir stovnar skulu avhenda teirra søvn til Tjóðskjalasavnið, tá skjølini eru 30 ára gomul, uttan so at Tjóðskjalasavnið ásetur aðrar freistir. Tjóðskjalasavnið setur seg í samband við stovnar og myndugleikar so hvørt teir skulu avhenda.
Hesar leiðreglur siga, hvussu ein avhending vanliga fer fram, frá tí at Tjóðskjalasavnið setur seg í samband við tann avhendandi, til avhendingin er liðug og skjølini flutt í goymslurnar hjá Tjóðskjalasavninum.
Um onnur avtala ikki verður gjørd við Tjóðskjalasavnið, er tað tann avhendandi, sum átekur sær allar uppgávurnar, ið eru lýstar í leiðreglunum.
Fyrireikandi arbeiðið
Tann avhendandi hevur ábyrgdina fyri, at skjølini verða gjørd klár til avhending sambært avtaluni við Tjóðskjalasavnið og til ásettu tíðina.
Ásetingarnar hjá Tjóðskjalasavninum siga, hvussu farast skal fram. Eru ivamál ber altíð til at fáa nærri vegleiðing frá Tjóðskjalasavninum.
Tann avhendandi kann sjálvur taka sær av uppgávuni; møguliga við starvsfólki, sum verður starvssett serstakliga til høvið. Í slíkum førum mælir Tjóðskjalasavnið til, at hetta verður gjørt undir støðugum eftirliti og við neyvari vegleiðing, so at arbeiðið ikki kemur at taka óneyðuga langa tíð ella á annan hátt verður óhent gjørt.
Annar møguleiki er, at arbeiðið verður latið uttanhýsis veitara. Hesa loysn bjóða bæði privatir veitarar eins væl og Tjóðskjalasavnið, sum átekur sær arbeiðið móti gjaldi. Privatu veitararnir fáa somu vegleiðing frá Tjóðskjalasavninum, sum avhendandi myndugleikar og stovnar fáa.
Legg til merkis, at tann avhendandi ikki kann keypa seg leysan av ábyrgdini fyri at fyrireikandi avhendingararbeiðið verður gjørt til fulnar innan ásetta tíðarkarmin. Tí verður mælt til, at tann avhendandi tryggjar sær gjøgnum sáttmála,
- at arbeiðið verður gjørt sambært ásettum krøvum og reglum, soleiðis at hetta kann góðkennast av Tjóðskjalasavninum
- at tað verður gjørt til ásetta tíð
- at sáttmálin kann verða uppsagdur, um hann verður mishildin.
Byrjanarbræv
Avhendingin byrjar við at tann avhendandi fær eitt byrjanarbræv frá Tjóðskjalasavninum. Við brævinum er lagt við:
- uppskot um tíðarætlan. Av ætlanini skal síggjast hvørjar dagar einstøku stigini í avhendingini skulu verða fullførd. Tann avhendandi skal siga Tjóðskjalasavninum frá um tikið verður undir við tíðarætlanini. Um hetta ikki er so, leggja avhendari og Tjóðskjalasavnið nýggja tíðarætlan í felag.
- yvirlit yvir tey skjøl, sum avhendari væntandi hevur og sum skulu verða avhend.
Ískoytisupplýsingar um skjølini
Yvirlit yvir tey skjøl, ið tann avhendandi væntast at hava hjá sær, byggir á eftirlitsvitjan, sum Tjóðskjalasavnið hevur hjá stovnum og myndugleikum, áðrenn avhending verður sett í verk.
Tjóðskjalasavnið vil ofta seta spurningar um ymsu skjølini og møguliga gera einstakar kanningar í sambandi við vitjan. Skjølini eiga tí at vera tøk, so at til ber at kanna tey. Hetta merkir at tey eiga at verða regluliga skipað og sett á hillar.
Um skjølini eru pakkað í flytikassar ella líknandi, skulu tey takast úr hesum og setast á hillar, í tann mun Tjóðskjalasavnið metir tað neyðugt.
Avhendingaráseting
Í samstarvi við tann avhendandi ger Tjóðskjalasavnið eina avhendingaráseting. Ásetingin verður gjørd við støði í teimum skjølum, tann avhendandi hevur, umframt relevantum varðveitingar- og vrakingarætlanum. Í ásetingini sæst,
- nær skjølini skulu avhendast
- hvørji skjøl skulu avhendast
- hvørji skjøl fyribils verða undantikin avhending (útsett avhending). Útsett avhending verður bert loyvd í hendinga førum. Útsett avhending kann m.a. fevna um skjøl, ið framvegis verða nógv nýtt innan fyrisitingna og vísindalig søvn
- hvørji skjøl verða fevnd av serligum atgeingisreglum
- hvørji skjøl krevja endurbøting, konservering
- hvussu skjøl skulu skipast og pakkast
- hvussu skjøl skulu skrásetast
- hvussu skjøl skulu merkjast (merkiseðlar)
- møgulig áseting um at evna til yvirlit yvir skjølini har leitiamboðini eru burturblivin
Skipan av skjølum
Við grundarlagi í avhendingarásetingini, umframt vegleiðingum um skipan og skráseting, verða skjølini gjørd klár til avhending.
Tað er týdningarmikið at ásetingar og vegleiðingar hjá Tjóðskjalasavninum verða fylgdar, tá møguligar villur og onnur mistøk skulu bøtast av tí avhendandi.
Gevið gætur, at arbeiðið við skipan og pakking av savnindum setir krøv til høli og útgerð. Tað kann m.a. snúgva seg um
- høli við nóg nógvari hillarúmd umframt plássi fyri tilfari (arkiveskjum o.l)
- góð arbeiðsborð – vanliga stór borð, ið til ber at standa við og arbeiða
- atgongd til teldu – helst við netatgongd
- flutningsamboð, t.d. sekkjavognar
- bingju ella líknandi sum kann nýtast til vraking av tilfari við trúnaðarupplýsingum ella ”eymum” upplýsingum (skal kunna læsast)
Ein hillametur av skjølum vigar umleið 60 kg. Tí viga flytieskjur við skjølum rættiliga nógv. Tað skal vera pláss at handfara tungu skjølini bæði meðan arbeitt verður við at skipa tey, og tá tey skulu flytast í bil fyri at verða flutt til goymslurnar hjá Tjóðskjalasavninum. Eitt trongt kjallarahøli við brøttum og smølum trappum er vanliga ikki nøkur góð loysn.
Meðan skjølini verða skipað og pakkað, ber til at leita sær vegleiðing hjá Tjóðskjalasavninum.
Inntøpping í avhendingaryvirlit
Avhendari inntøppar neyðugar upplýsingar um avhendingina og einstøku skjølini í Excel-ark sambært kravseting og vegleiðing frá Tjóðskjalasavninum.
Góðkenning av inntøpping og merkiseðlar
Tá avhendari hevur inntøppað umbidnu upplýsingarnar í Excel-arkið, verður rættlisið eintak sent Tjóðskjalasavninum til góðkenningar. Tá inntøppingin er endaliga góðkend, verða merkiseðlar prentaðir og sendir avhendara, sum límar hesar á skjalaeskjurnar.
Avhending av savnindunum til Tjóðskjalasavnið
Tjóðskjalasavnið avtalar við avhendara, nær skjølini skulu avhendast, hvørja goymslu tey skulu í, og hvussu tey verða flutt til Tjóðskjalasavnið.
Eftirlit av skjølum
Við móttøku tryggjar Tjóðskjalasavnið sær
- at øll skjøl eru tøk
- at skjølini eru pakkað og merkt á rættan hátt
- um skjølini hava skaðar ella eru skalað á nakran hátt
Hava skjøl skaða, ella um villur verða staðfestar, verður álagt avhendara at bøta hesar. Avtala verður gjørd, um avhendarin sjálvur vil gera arbeiðið, ella um Tjóðskjalasavnið skal gera hetta móti gjaldi.
Kvittan
Tá skjølini eru avhend og góðkend, fær avhendari kvittan frá Tjóðskjalasavninum. Við kvittanini er yvirlit yvir avhendu skjølini. Hetta skal nýtast í sambandi við møguligt heimlán úr savninum.